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学院公文归档暂行办法
2010年06月11日   审核人:

为提高学院公文归档效率,提高归档质量,进一步推进学院公文归档管理的制度化、规范化,制定本办法。

一、档案室直接归档的公文范围

在学院行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,由档案室直接归档。包括:

1.学院党委制发的文件;

2.学院(培训中心)制发的文件;

3.学院办公室制发的文件。

二、归档的程序

1.各部门起草的学院、学院办公室公文原件,经学院办公室加盖印章后,在学院办公室暂存,档案室负责整理归档。

办文部门因工作需要,以学院、学院办公室制发的文件,依照部门起草的文件归档程序办理。

2.组织人事处起草的有关人事方面的文件,由人事处整理,于文件形成1年内向档案室移交归档。

其他部门起草的学院文件,由起草的部门整理,于文件形成1年内向档案室移交归档。

三、公文归档应前当备齐的有关材料

学院办公室是保证学院公文归档齐全、完整的重要部门,各部门起草的公文送学院办公室审核时,应当区别不同情况,备齐有关材料。有关材料包括:

1. 本部门起草的公文原稿;

2. 发文会签单;

3. 请示应当附上级部门的批复,批复应当附下级部门的请示及附件;

4. 以学院、学院办公室公文名义的复函,应当附有关部门的来函及有关材料;

5. 其他应当归档的材料,如:非正式公文、会议纪要、会议记录稿、传真件、复印件、电话记录等。

上述材料作为公文的附件和公文原件一起暂存学院办公室,档案室整理公文时,与公文原件一并归档。

四、后续材料的归档工作

学院公文归档后,各部门还应当配合档案室继续收集下列材料,及时向档案室移交归档:

1. 上级部门对本部门承办的学院请示、报告的批复、批示及院领导对上级部门批复、批示的后续批示,应当在收到批复、批示和部领导后续批示1个月内移交归档;

2. 有关部门对部门承办的学院、学院办公室函件的复函及院领导对复函的后续批示,应当在收到复函和院领导后续批示1个月内移交归档;

3. 各部门承办的以学院名义召开的会议形成的工作报告、总结讲话以及会议方案、典型材料、发言材料、会议简报、音像材料等,应当在会议结束后两周内移交归档。

不能按照规定时间移交归档的,各部门应当主动向学院办公室说明原因。

五、各部门归档的公文和有关材料

1. 学院下发的各类文件;

2. 以本部门名义制发的文件;

3. 本部门的工作计划、总结、简报;

4. 地方单位报本部门的重要公文和有关材料;

5. 其他应当归档的公文和有关材料。


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