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公文处理办法
2011年09月01日   审核人:

北京社会管理职业学院公文处理办法

第一章

总则

第一条 为使我院的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号),结合我院实际,制定本办法。

第二条 学院办公室是学院公文处理的管理机构,主管学院并负责指导学院各部门的公文处理工作

第三条 各部门应当设专人(文秘人员)负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守,廉洁正派,具备有关专业知识。

第四条 各部门要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精、注重效用。

第五条 公文处理必须做到及时、准确、安全。

第六条 在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密安全。

第二章 公文种类

第七条 我院常用的公文种类主要有

(一)决定适用于对重要事项或重大行动作出决策和安排,奖惩有关部门和人员。

(二)通知适用于批转下级部门的公文,转发上级部门和不相隶属部门的公文,传达要求下级部门。

(三)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要指示精神或者情况。

(四)报告

适用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问。

(五)请示适用于向上级机关请求指示、批准。

(六)批复

适用于答复下级部门的请示事项。(七)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)函

适用于不相隶属部门之间商洽工作,询问和答复问题;向有关主管部门请求批准和下级部门答复审批事项。

(九)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

(一)发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文,主办机关应当排列在前。

(二)发文字号,包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。

(三)上报的公文,应当在首页注明签发人姓名。

(四)公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(五)公文如有附件,应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

(六)公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。

(七)成文时间,以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。

(八)文件应当标注主题词;上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词。

(九)文字从左至右横写、横排。

第九条 公文用纸一般为A4型长297毫米、宽210毫米;左侧装订。

第四章

行文规则

第十条 向下级部门或本单位的重要行文,应当同时抄送直接上级部门。

第十一条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级部门有权责令纠正或撤销。

第十二条 各部门一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级部门。

第十三条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人。

第十四条 “报告”中不得夹带请示事项。

第五章

发文办理

发文办理指以学院名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。

第十六条

草拟公文应当做到:(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,要切实可行,并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。

(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

(四)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(五)必须使用国家法定计量单位。

(六)用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。

第十七条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方据理,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级部门协调或裁定。

第六章 收文办理

第十八条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

第十九条 收到上级机关下发或交办的公文,由办公室提出拟办意见,送负责人批示后办理。

第二十条 公文办理中凡遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级部门协调或裁定。

第二十一条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第二十二条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章  文归档

第二十三条 公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档,个人不得保存应当归档的公文。

第二十四条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。

第二十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。

第二十六条 拟制、修改和签批公文应按档案管理的要求,使用钢笔、毛笔或专用签字笔书写。公文用纸和字迹材料必须符合存档要求。不得用不符合存档要求的纸、笔草拟、修改和审签公文,也不得在文稿装订线左侧书写、签批意见或修改公文。

第八章  公文管理

第二十七条 公文由学院办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十八条 本办法自发布之日起施行,由学院办公室负责解释。

 

公文处理基本程序和职责

顺序
1
2
3

 

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